Tietosuojaseloste – Rutirob Oy

Lyhyesti: Rutirob käsittelee henkilötietoja vain palvelun toimittamiseen, asiakassuhteen hoitamiseen, tukipyyntöihin vastaamiseen, lisenssien hallintaan, tietoturvan varmistamiseen ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen. Yrityssivustolla käytetään Google Analyticsia vain, jos hyväksyt tilastoevästeet.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteydenotot

Rekisterinpitäjä

Rutirob Oy
Y-tunnus 0733991-2
Kotipaikka Nokia

Tietosuoja-asioiden yhteydenotot

Sähköposti: myynti@rutirob.fi
Puhelin: +358 44 494 6226

Pyydämme otsikoimaan tietosuojaa koskevan viestin selkeästi, jotta se ohjautuu käsiteltäväksi oikein.

2. Rutirobin roolit henkilötietojen käsittelyssä

Rutirob voi toimia eri tilanteissa joko rekisterinpitäjänä tai henkilötietojen käsittelijänä. Rooli riippuu siitä, miksi ja kenen lukuun tietoja käsitellään.

Rutirob rekisterinpitäjänä

Rutirob toimii rekisterinpitäjänä omien asiakas-, yhteydenotto-, sopimus-, laskutus-, lisenssi-, analytiikka- ja tukitietojensa osalta. Tällöin Rutirob määrittää käsittelyn tarkoitukset ja keinot.

Rutirob henkilötietojen käsittelijänä

Kun asiakas tallentaa henkilötietoja asiakasportaaliin tai Rutirobin toimittamaan ohjelmistoon oman toimintansa tarpeisiin, asiakas on yleensä rekisterinpitäjä ja Rutirob käsittelee tietoja asiakkaan lukuun sopimuksen, ohjeiden ja sovittujen palvelukuvausten mukaisesti.

3. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Yrityssivuston yhteydenotot

Kun otat yhteyttä Rutirobiin, voimme käsitellä antamiasi tietoja.

nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja organisaatio
viestin sisältö ja yhteydenoton ajankohta
mahdolliset muut tiedot, jotka annat yhteydenoton yhteydessä

Asiakasportaali ja käyttäjätiedot

Asiakasportaalissa käsitellään palvelun käyttöön ja hallintaan tarvittavia tietoja.

käyttäjän nimi, sähköpostiosoite, organisaatio, rooli ja käyttöoikeudet
kirjautumiseen, käyttöoikeuksiin ja tietoturvaan liittyvät tekniset tiedot
lisenssit, palvelut, ohjelmistot, tilaukset ja asiakkaalle toimitettujen ratkaisujen tiedot

Tukipyynnöt ja asiakasviestintä

Tuen ja jatkuvan palvelun yhteydessä käsittelemme viestien ja ratkaisutyön kannalta tarpeellisia tietoja.

tukipyynnön lähettäjän yhteystiedot
tukipyynnön kuvaus, viestihistoria, liitteet ja käsittelymerkinnät
toimitettuun ohjelmistoon, lisenssiin tai käyttöympäristöön liittyvät tiedot

Asiakkaalle toimitetut ohjelmistot

Toimitettujen ohjelmistojen tietosisältö vaihtelee asiakkaan tarpeen mukaan. Jos ohjelmistossa käsitellään asiakkaan omia henkilötietoja, tietoryhmät, käyttötarkoitukset ja säilytys sovitaan asiakkaan kanssa palvelu- tai käsittelysopimuksessa.

Rutirob ei pyydä lähettämään arkaluonteisia henkilötietoja tukipyyntöihin, ellei se ole välttämätöntä asian ratkaisemiseksi.

Yrityssivuston analytiikka

Jos hyväksyt tilastoevästeet, voimme käsitellä sivuston yleisiä käyttötietoja Google Analyticsin avulla.

sivulataukset ja sivustolla tapahtuvat yleiset käyttötilanteet
käytetty laite- ja selaintyyppi yleisellä tasolla
karkeat sijainti- ja liikennelähdetiedot
Google Analyticsin evästetunnisteet

4. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Sopimus ja palvelun toimittaminen

Käsittelemme tietoja asiakassuhteen valmisteluun, palvelun käyttöönottoon, asiakasportaalin käyttöön, lisenssien hallintaan, tukeen ja asiakkaalle toimitettujen ohjelmistojen ylläpitoon.

Oikeutettu etu

Käsittelemme tarpeellisia tietoja asiakasviestintään, palvelun kehittämiseen, tietoturvan varmistamiseen, väärinkäytösten estämiseen ja liiketoiminnan jatkuvuuden turvaamiseen.

Suostumus

Käytämme Google Analyticsia ja siihen liittyviä tilastoevästeitä vain käyttäjän suostumuksella. Suostumuksen voi antaa, kieltää tai peruuttaa evästeasetuksista.

Lakisääteiset velvoitteet

Käsittelemme tietoja esimerkiksi kirjanpitoon, laskutukseen, sopimusten todentamiseen ja viranomaisvelvoitteiden täyttämiseen silloin, kun laki sitä edellyttää.

5. Tietolähteet

Saamme henkilötietoja pääasiassa henkilöltä itseltään, asiakkaan nimeämiltä pääkäyttäjiltä ja asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen perusteella käytettävistä palveluista.

yhteydenottolomakkeet, sähköpostit, puhelut ja tapaamiset
asiakasportaalin käyttäjätilit, tukipyynnöt ja lisenssinhallinta
asiakkaan toimittamat tiedot, kun ohjelmistoa määritellään, toimitetaan tai tuetaan
tekniset lokitiedot, joita tarvitaan palvelun toiminnan ja tietoturvan varmistamiseen
Google Analytics, jos hyväksyt tilastoevästeet

6. Tietojen vastaanottajat ja alihankkijat

Rutirob ei myy henkilötietoja. Tietoja voidaan käsitellä vain siinä laajuudessa kuin palvelun tuottaminen, tekninen ylläpito, tietoturva, analytiikka, laskutus tai lakisääteinen velvoite edellyttää.

Palveluntarjoajat

Voimme käyttää teknisiä palveluntarjoajia esimerkiksi verkkosivuston, asiakasportaalin, sähköpostin, varmuuskopioinnin, laskutuksen, palvelininfrastruktuurin ja analytiikan toteuttamiseen. Palveluntarjoajat käsittelevät tietoja Rutirobin lukuun ja ohjeiden mukaisesti silloin, kun ne toimivat henkilötietojen käsittelijöinä.

Google Analytics

Google Analyticsin osalta palveluntarjoajana toimii Google. Google voi käsitellä tietoja omien palveluehtojensa ja tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti siinä laajuudessa kuin Analytics-palvelu edellyttää.

Kansainväliset siirrot

Pyrimme käsittelemään henkilötietoja EU- ja ETA-alueella. Osa käyttämistämme palveluista, kuten Google Analytics, voi kuitenkin tarkoittaa tietojen käsittelyä tai pääsyä tietoihin EU- ja ETA-alueen ulkopuolella. Tällöin käytämme soveltuvia suojatoimia, kuten EU:n vakiosopimuslausekkeita tai muuta tietosuojasääntelyn mukaista siirtoperustetta.

7. Säilytysajat

Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot

Säilytämme asiakas-, sopimus-, laskutus- ja lisenssitietoja asiakassuhteen ajan sekä sen jälkeen niin kauan kuin se on tarpeen sopimusten, kirjanpidon, reklamaatioiden, oikeudellisten vaatimusten tai lakisääteisten velvoitteiden vuoksi.

Tukipyynnöt ja portaalitiedot

Tukipyyntöjä, käyttäjätietoja ja teknisiä lokitietoja säilytetään vain niin kauan kuin palvelun toimittaminen, tietoturva, virhetilanteiden selvittäminen tai sovittu asiakastuki edellyttää. Tarpeettomat tiedot poistetaan tai anonymisoidaan kohtuullisessa ajassa.

Google Analytics

Google Analyticsin säilytys määritetään Analytics-palvelun asetuksissa. Rutirobin suositeltu oletus on lyhyt säilytysaika, esimerkiksi 2 kuukautta, ellei pidemmälle säilytykselle tehdä erillistä päätöstä.

8. Evästeet, analytiikka ja seuranta

Rutirobin sivusto käyttää välttämättömiä evästeitä ja vastaavia tekniikoita sivuston toimintaan, lomakkeiden tekniseen toimintaan ja evästevalinnan muistamiseen. Näitä käytetään ilman erillistä suostumusta, koska ne ovat tarpeen sivuston toiminnan kannalta.

Tilastoevästeitä käytetään vain, jos annat siihen suostumuksen. Tilastoevästeiden avulla Rutirob saa yleistä tietoa siitä, miten sivustoa käytetään ja mitä sisältöjä kannattaa kehittää.

Eväste	Tarkoitus	Oletuskesto
`_ga`	Käyttäjien erottaminen tilastointia varten.	Enintään 2 vuotta
`_ga_*`	Istunnon tilan säilyttäminen Google Analyticsissa.	Enintään 2 vuotta

Google Analytics voi käsitellä esimerkiksi sivulatauksia, tapahtumia, selainta, laitetyyppiä, karkeaa sijaintia ja liikenteen lähdettä. Google kertoo, ettei GA4 kirjaa tai tallenna EU-, Sveitsi- tai UK-käyttäjien yksittäisiä IP-osoitteita. IP-osoitetta voidaan käyttää karkeaan sijaintipäätelmään ennen sen hylkäämistä.

9. Tietoturva

Suojaamme henkilötietoja tarkoituksenmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Käytämme esimerkiksi käyttöoikeuksien rajaamista, käyttäjäkohtaista tunnistautumista, varmuuskopiointia, palvelinten ja sovellusten ylläpitoa sekä tarpeen mukaan salattuja yhteyksiä. Pääsy henkilötietoihin on rajattu henkilöille ja palveluntarjoajille, joilla on tehtäviensä vuoksi tarve käsitellä tietoja.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla voi tilanteesta riippuen olla oikeus saada tieto henkilötietojesi käsittelystä, pyytää pääsyä tietoihin, pyytää virheellisten tietojen oikaisua, pyytää tietojen poistamista, rajoittaa käsittelyä, vastustaa käsittelyä tai pyytää tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen.

Oikeuksien käyttäminen

Voit tehdä henkilötietojasi koskevan pyynnön ottamalla yhteyttä osoitteeseen myynti@rutirob.fi. Varmistamme tarvittaessa henkilöllisyytesi ennen pyynnön toteuttamista.

Valvontaviranomainen

Jos katsot, että henkilötietojasi on käsitelty tietosuojasääntelyn vastaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto.

11. Muutokset tähän selosteeseen

Päivitämme tätä tietosuojaselostetta, kun palvelumme, asiakasportaali, käsittelykäytännöt, analytiikkaratkaisut tai lainsäädäntö muuttuvat. Ajantasainen versio julkaistaan tällä sivulla.